Kontrolle im Außendienst

Kontrolle im Außendienst

Es ist in der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts anerkannt, dass der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat, die Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter zu kontrollieren. D.h. im Rahmen von gewissen Grenzen sind Kontrollen grundsätzlich erlaubt. Dennoch werden Kontrollen von MitarbeiterInnen zu Recht als Ausdruck fehlenden Vertrauens des Arbeitgebers interpretiert. Hinzu kommt, dass Kontrollen im angestellten Außendienst oft nur dann stattfinden, wenn man sich von einem/r MitarbeiterIn trennen will. Im Folgenden stelle ich Ihnen die gängigsten Kontrollmaßnahmen im angestellten Außendienst und die arbeitsrechtlichen Grundlagen dazu kurz dar.

1. Privatdetektive
Gibt es Zweifel, ob der/die Außendienstmitarbeiter/in tatsächlich auch alle im CRM Tool eingetragenen Kunden besucht hat, oder gibt es Zweifel, ob die Spesenabrechnung korrekt durchgeführt wurde, beauftragen Arbeitgeber oft Privatdetektive, da Anrufe bei den Kunden aus Imagegründen gescheut werden. Diese Maßnahmen sind aufwändig und teuer, da man mehrere Detektive mit unterschiedlichen Fahrzeugen benötigt, wenn man eine Person bei Dienstfahrten beschatten will. Diese Überwachung stellt einen schweren Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des/der MitarbeiterIn dar und ist nur zulässig, wenn es einen konkreten Verdacht, aufgrund dokumentierter Anhaltspunkte gibt. Andernfalls hat der/die MitarbeiterIn einen Anspruch auf Schadenersatz. Wichtig, im Gegensatz zur technischen Überwachung, bedarf der Einsatz eines Privatdetektives nicht der Zustimmung des Betriebsrates.

2. Rennlisten 
Absolut üblich ist es im angestellten Außendienst die Vertriebsergebnisse der MitarbeiterInnen in wöchentlichem oder monatlichen Abstand im Unternehmen zu veröffentlichen.
Erfolgreiche MitarbeiterInnen werden damit kein Problem haben, aber natürlich üben diese Listen Druck auf die schwächeren KollegenInnen aus. Neben dem Motivationsaspekt ermöglichen diese Listen natürlich auch eine Kontrolle, zumindest der Vertriebsergebnisse, der MitarbeiterInnen.
Auch wenn sicher jede Führungskraft das Recht hat, die Vertriebsergebnisse seiner MitarbeiterInnen zu sehen, so ist eine Veröffentlichung der Daten ohne die Zustimmung der MitarbeiterInnen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig.

3. Kontrolltouren 
Es ist sicher absolut üblich und auch sinnvoll, dass Führungskräfte mit ihren AußendienstmitarbeiterInnen von Zeit zu Zeit mitfahren, um diese überhaupt vernünftig einschätzen zu können, diese Touren sind hier ausdrücklich nicht gemeint.
Einen anderen Charakter haben aber Begleitungen durch die Führungskraft, die angekündigt oder auch unangekündigt stattfinden, und wo es auf der Hand liegt, dass diese Touren hauptsächlich stattfinden, um die Arbeitsleistung und das Auftreten des/der MitarbeiterIn zu prüfen. Abgesehen davon, dass solche Touren i.d.R. vom Direktionsrecht des Arbeitgebers gedeckt sind und der Betriebsrat bei diesem Thema leider kein Mitbestimmungsrecht hat, sollte sich jeder Arbeitgeber bewusst machen, dass fehlendes Vertrauen ein unglaublicher Motivationskiller ist.

4. Wochenplanungen und Wochenberichte
Das klassische Kontrollinstrument zur Mitarbeiterkontrolle im angestellten Außendienst sind die Wochenplanung und der Wochenbericht. Wie diese aussehen müssen, kann der Arbeitgeber frei vorgeben. Gehören diese Instrumente nicht zur normalen Routine aller Außendienstmitarbeiter, und werden diese nur einzelfallbezogen eingesetzt, sind sie zwar mitbestimmungsfrei, dürfen aber vom Arbeitgeber nicht zeitlich unbegrenzt angeordnet werden. Ohne besondere Anhaltspunkte wird ein Arbeitgeber die Planungs- und Berichtspflicht nur schwerlich länger als drei Monate anordnen können. Anders sieht es aus, wenn die Berichte elektronisch dokumentiert werden müssen, was der Normalfall ist, dann hat der Betriebsrat sehr wohl mitzubestimmen.

5. CRM Tools
CRM Tools sollen alle Informationen über Kunden an einer zentralen Stelle sammeln und allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stehen. Auch wenn dieses Tool sicher in erster Linie der Informationssammlung über Kunden dient, kann mit diesen Tools auch die Leistung des/der AußendienstmitarbeiterIn leichter kontrolliert werden. Aus diesem Grund muss vor der Einführung solcher Instrumente die Zustimmung des Betriebsrates eingeholt werden.
Bei erfolgter Zustimmung kann der Arbeitgeber die Benutzung an sich und die genaue Art der Dateneingabe konkret vorgeben und bei einem Verstoß gegen die entsprechende Weisung des Arbeitgebers müssen MitarbeiterInnen im Außendienst mit Abmahnungen und im schlimmsten Fall mit einer Kündigung rechnen.

6. EDV-Systeme
Gerade MitarbeiterInnen im angestellten Außendienst stehen technischen Neuerungen oft sehr aufgeschlossen gegenüber. Auch wenn Sie nicht bewusst Daten in Ihr Smartphone, Ihren Laptop oder Ihren Dienstwagen eingeben, sammeln diese nützlichen Helfer unablässig Daten, die auch Ihren Arbeitgeber interessieren könnten. Hier ist der Betriebsrat gefordert. Jede technische Möglichkeit, Daten über Mitarbeiter zu sammeln, bedarf der vorherigen Zustimmung des Betriebsrates. Es gilt dann verbindlich festzulegen, welche Daten der Arbeitgeber zu welchen Zwecken nutzen darf. Hier gilt der Grundsatz weniger ist mehr. Nutzt der Arbeitgeber Daten entgegen der Vereinbarung mit dem Betriebsrat oder wurde die Zustimmung des Betriebsrates nicht eingeholt, kann der Arbeitgeber die Daten rechtlich nicht verwerten. Oder hätten Sie gedacht, dass die Weisung Termine im Outlookkalender einzutragen unwirksam ist, wenn der Betriebsrat der Einführung von Outlook nicht vorher zugestimmt hat

7. Testanrufe
Zulässig und leider auch nicht mitbestimmungspflichtig ist der Einsatz von Testanrufern oder Testkäufern. Diese Methoden werden professionell angeboten und geben den Arbeitgebern die Möglichkeit durch Testpersonen die Einhaltung von Vorgaben live zu überprüfen.